De twee grootste fouten bij het digitaliseren van processen

15/08/2022

Het digitaliseren van je processen zorgt, volgens de Kamer van Koophandel, voor meer omzet, tijdwinst of tevredener klanten. Maar dan moet je het wel goed doen. In deze blog vertelt Alexander Schutte, medeoprichter van Appeffect, wat de twee grootste fouten zijn die organisaties vaak maken bij het digitaliseren van hun processen.

1. Doen wat je altijd deed

Als je bestaande processen domweg automatiseert, zonder eerst kritisch te kijken of die manier van werken nog wel de meest optimale manier is, mis je een kans. Misschien is het hele proces wel achterhaald, of kun je door gebruik te maken van moderne technologieën, het proces efficiënter inrichten. Het gezegde luidt niet voor niets: Als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. Dat werkt ook zo bij digitalisering. Een proces automatiseren alleen zorgt er niet voor dat het proces op magische wijze ook ineens efficiënter is. Stel dat je al jarenlang het werk verdeelt onder je medewerkers op basis van een bepaalde verdeelsleutel. Als je dat digitaliseert zonder goed te kijken wat moderne technologie eraan kan bijdragen, win je weinig. Dankzij technologie kun je ongetwijfeld ook de kennis en ervaring van mensen laten meewegen in de verdeling van het werk. Dan pas maak je echt stappen vooruit. Kijk naar je proces, kijk naar je doelstelling en bedenk dan hoe moderne technologie het makkelijker maakt dat doel te halen.

2. Het grote plaatje missen

Als je alleen maar kijkt naar het deelproces zoals dat wordt uitgevoerd op je eigen afdeling, loop je ook een kans mis. Vaak is een afdelingsproces gekoppeld aan andere deelprocessen. Er komt een document jouw afdeling binnen, dat komt ergens vandaan en gaat waarschijnlijk ook weer ergens naar toe. Door naar het grote plaatje te kijken, kun je de datakwaliteit verbeteren. Stel je vraagt naar iemands geboortedatum, als de een dat registreert als 14 april 2011, de ander schrijft 14-04-2011, 14.04.2011 of 2011-04-14 dan is dat lastig uitwisselen. Als je aan het begin van een proces al een bepaald format afdwingt, en dat door het hele proces heen vasthoudt, komt dat je datakwaliteit ten goede.

Meer weten?

Het Appian-platform combineert de snelheid en kracht van BPM/Case Management, kunstmatige intelligentie, machine learning en RPA met low-code-ontwikkeling. Zo haal je niet alleen je bedrijfsdoelen, maar optimaliseer je ook de klantervaring en onderscheid je je van de concurrent. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.